Digitalbonus Bayern: Antrag Schritt für Schritt

Die Eckdaten

Der Digitalbonus Bayern unterstützt kleine Unternehmen dabei, Produkte, Prozesse und Dienstleistungen zu digitalisieren und die IT-Sicherheit zu verbessern. Es gibt zwei Varianten:

• Digitalbonus Standard – Zuschuss bis zu 7.500 Euro
• Digitalbonus Plus – Zuschuss bis zu 30.000 Euro

Der Fördersatz beträgt bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben. Die Maßnahme muss zuwendungsfähige Ausgaben von mindestens 4.000 Euro umfassen – kleinere Vorhaben fallen also heraus.

Die Laufzeit des Programms ist mit 1. Juli 2024 bis 31. Dezember 2027 angegeben. Die Mittel werden in monatlichen Kontingenten freigegeben; ein Antrag innerhalb der Laufzeit ist also keine Garantie, dass gerade Mittel verfügbar sind.

Wer antragsberechtigt ist

Die Programmseite nennt drei Bedingungen, die zusammen erfüllt sein müssen:

• Das Unternehmen hat weniger als 50 Beschäftigte.
• Der Jahresumsatz oder die Jahresbilanzsumme liegt bei höchstens 10 Millionen Euro.
• Es besteht eine Betriebsstätte in Bayern.

Ausgenommen sind unter anderem Freiberufler, Krankenhäuser, die Landwirtschaft und staatliche Betriebe. Für ein Reisebüro, eine Apotheke oder einen Handwerksbetrieb in Bayern sind die Größenkriterien in aller Regel unproblematisch – der Punkt, an dem es scheitert, ist fast nie die Unternehmensgröße.

Der Antrag Schritt für Schritt

Zwei Dinge vorweg, weil sie über alles andere entscheiden. Erstens: Der Antrag muss vor Beginn des Vorhabens gestellt werden – bereits begonnene Maßnahmen sind nicht förderfähig. Zweitens: Seit Mai 2025 wird der Antrag über das ELSTER-Unternehmenskonto gestellt, und zwar vom Unternehmen selbst. Eine Einreichung durch Berater oder Dienstleister ist nicht zulässig.

Der Ablauf laut Programmseite:

1. Online-Antrag über das ELSTER-Unternehmenskonto bei der zuständigen Bezirksregierung.
2. Eingangsbestätigung per E-Mail.
3. Prüfung durch die Behörde.
4. Zuwendungsbescheid – erst danach darf das Vorhaben beginnen.
5. Durchführung des Vorhabens.
6. Auszahlungsantrag nach Abschluss.
7. Auszahlung nach Prüfung.

Zwischen Schritt 1 und Schritt 4 vergeht Zeit. Wer einen festen Termin für den Start hat, sollte das in der Planung berücksichtigen. Wie lange die Bearbeitung aktuell dauert, erfahren Sie bei der zuständigen Bezirksregierung.

Was bei Marketing und Lizenzen gilt

Dieser Abschnitt ist der Grund, warum viele Vorhaben anders zugeschnitten werden müssen, als sie ursprünglich gedacht waren. Die Programmseite nennt ausdrücklich als nicht förderfähig:

• Standard-Software
• Standard-Webseiten und Standard-Online-Marketing
• IKT-Hardware, mit Ausnahmen für Robotik und IT-Sicherheit
• Personal-, Verwaltungs- und Reisekosten
• Lizenzen über 18 Monate hinaus
• bereits begonnene Maßnahmen

Für die Praxis heißt das zweierlei. Eine gewöhnliche Website ist kein Förderfall. Gefördert wird der digitalisierte Prozess: ein Ablauf, der vorher von Hand lief und danach nicht mehr. Wer also ein Vorhaben als „neue Homepage" beschreibt, bekommt eine Absage; wer denselben Sachverhalt als Anfrage- und Terminprozess beschreibt, der Medienbrüche beseitigt, beschreibt etwas anderes – und muss es dann auch so bauen.

Bei laufenden Kosten gilt die 18-Monats-Grenze. Monatliche Beträge darüber hinaus tragen Sie selbst. Deshalb liegt der förderfähige Schwerpunkt in aller Regel bei der Einrichtung, nicht beim Betrieb.

Standard oder Plus – was der Unterschied bedeutet

Die beiden Varianten unterscheiden sich vor allem in der Höhe des Zuschusses: bis zu 7.500 Euro beim Standard, bis zu 30.000 Euro beim Plus. Für die typischen Vorhaben eines Reisebüros, einer Apotheke oder eines kleinen Handwerksbetriebs ist der Standard der Regelfall – der Plus richtet sich an umfangreichere Vorhaben.

Praktisch heißt das: Wer die Einrichtung mehrerer Bausteine plant und dabei in die Größenordnung von etwa fünfzehntausend Euro und mehr kommt, sollte die Plus-Variante prüfen. Wer einen einzelnen Ablauf digitalisiert, liegt fast immer im Standard.

Für besonders innovative Vorhaben gibt es zusätzlich den Digitalbonus Plus. Die genauen Voraussetzungen stehen in der aktuellen Förderrichtlinie; ob Ihr Vorhaben passt, prüfen wir im Zukunfts-Check.

Was ein „digitalisierter Prozess" konkret ist

Der Begriff klingt abstrakt und entscheidet doch über die Förderfähigkeit. Hilfreich ist die Frage: Welcher Arbeitsschritt läuft heute von Hand und läuft danach nicht mehr?

Ein paar Beispiele aus dem Alltag kleiner Betriebe, ohne Anspruch auf eine Bewertung durch die Bewilligungsstelle:

• Terminvergabe. Heute: Anruf, Rückruf, Eintrag von Hand in einen Kalender. Danach: Der Kunde wählt selbst eine freie Zeit, der Eintrag entsteht automatisch, Bestätigung und Erinnerung gehen von allein heraus.
• Anfragen. Heute: E-Mails, die jemand liest und in eine Liste überträgt. Danach: strukturierte Erfassung mit den Feldern, die Sie wirklich brauchen.
• Unterlagen. Heute: Dokumente, die einzeln per E-Mail verschickt und später wieder gesucht werden. Danach: ein Ort je Vorgang, den der Kunde wiederfindet.

Bei allen dreien ist der Kern nicht die Optik, sondern der weggefallene Medienbruch. Genau das unterscheidet ein förderfähiges Vorhaben von einer Website.

Zeitliche Planung

Weil der Bescheid vor dem Beginn stehen muss, verschiebt sich die Reihenfolge gegenüber einem normalen Projekt. Ein realistischer Ablauf sieht so aus:

1. Vorklärung. Welcher Ablauf soll sich ändern? Was ist der förderfähige Teil, was nicht?
2. Angebot einholen. Zulässig, solange nichts beauftragt wird. Das Angebot ist die Grundlage für die Kostenangabe im Antrag.
3. Antrag stellen über das eigene ELSTER-Unternehmenskonto.
4. Warten auf den Bescheid. In dieser Zeit nichts beauftragen.
5. Beauftragen und umsetzen.
6. Auszahlung beantragen und Nachweise einreichen.

Der unangenehmste Teil ist Schritt 4. Wer unter Zeitdruck steht, muss abwägen, ob er auf die Förderung verzichtet und sofort beginnt. Diese Entscheidung sollte man bewusst treffen – nicht versehentlich, indem man zu früh unterschreibt.

Die vier häufigsten Fehler

1. Zu früh beauftragt. Der häufigste und teuerste Fehler. Wer vor dem Bescheid beauftragt, verliert die Förderung vollständig. Ein Angebot einzuholen ist unproblematisch; der Auftrag ist es nicht.

2. Das Vorhaben als Marketing beschrieben. Wenn im Antrag „Sichtbarkeit", „Reichweite" oder „Werbung" im Mittelpunkt steht, landet man im ausgeschlossenen Bereich. Gefördert wird Digitalisierung, nicht Bewerbung.

3. Unter der Mindestschwelle. Vorhaben unter 4.000 Euro zuwendungsfähiger Ausgaben sind nicht förderfähig. Manchmal ist es sinnvoller, zwei kleine Schritte zu einem zusammenzufassen – manchmal ist die Förderung schlicht kein Thema.

4. Den Antrag delegiert. Der Antrag muss vom Unternehmen selbst über das eigene ELSTER-Unternehmenskonto gestellt werden. Wer darauf wartet, dass ein Dienstleister das übernimmt, wartet vergeblich.

Was Sie bereithalten sollten

Der Antrag selbst ist kein Gutachten, verlangt aber ein paar Angaben, die man nicht nebenbei aus dem Kopf beantwortet. Sinnvoll ist, vorher zusammenzustellen: die Kennzahlen des Betriebs, also Beschäftigtenzahl sowie Jahresumsatz oder Bilanzsumme; eine kurze Beschreibung des heutigen Ablaufs und des angestrebten; ein Angebot mit getrennt ausgewiesenen Positionen; und den geplanten Zeitraum der Umsetzung.

Die getrennte Ausweisung im Angebot ist der Punkt, an dem wir als Dienstleister helfen können und sollten. Ein Angebot, in dem Einrichtung, laufender Betrieb und nicht förderfähige Anteile in einer Summe stehen, macht die Prüfung unnötig schwer.

Was das für ein Vorhaben bedeutet

Die nüchterne Zusammenfassung: Nicht alles, was ein kleiner Betrieb digitalisieren will, ist förderfähig – und was förderfähig ist, muss vorher richtig beschrieben und zeitlich richtig geplant sein.

Deshalb ist die Reihenfolge wichtiger als der Antrag selbst: erst klären, was Sie eigentlich verändern wollen, dann prüfen, ob es in die Programmlogik passt, dann das Angebot so zuschneiden, dass förderfähige und nicht förderfähige Teile getrennt ausgewiesen sind – und erst dann beantragen.

Genau diese Vorklärung machen wir im Zukunfts-Check. Wir stellen keine Anträge und versprechen keine Bewilligung; das dürfen wir auch nicht, weil der Antrag vom Unternehmen selbst kommen muss. Was wir tun: den Zuschnitt so wählen, dass er zur Programmlogik passt. Eine Übersicht steht auf unserer Seite zur Förderung. Welche Module dabei in Frage kommen, sehen Sie unter Homepage & Anfragen und Terminbuchung.